As notas e cupons costumam trazer dores de cabeça para empresas de diversos tamanhos, por isso, com a ajuda da gestão eficiente de notas e cupons suas notas estarão organizadas, podendo até facilitar o envio para a Sefaz, para evitar ao máximo o número de erros, tenha cuidado na hora de preencher as notas.
Como fazer a gestão eficiente de notas e cupons corretamente?
As notas e cupons quando não são gerenciadas adequadamente, poderão trazer muitos prejuízos para a empresa, por isso, veja algumas dicas para melhorar a sua gestão.
1º Tenha um software emissor com boa performance
É necessário que a gestão eficiente de notas e cupons apresente boa capacidade de procedimento e funções automatizadas, assim conseguimos evitar erros de emissão, garantimos maior agilidade no envio dessas notas ao fisco.
As empresas devem ter cuidado com as notas fiscais, pois esses documentos são essenciais para o funcionamento de uma companhia. As obrigações fiscais também são úteis para agilizar os processos, garantindo com isso, uma competitividade positiva no mercado.
2º Transparência
O Fisco é extremamente exigente com as informações que constam na nota fiscal, com a ajuda de nosso sistema é possível fazer o acompanhamento em detalhes de todas as notas que estão cadastradas, você poderá verificar todas as etapas, desde a criação do cupom até um cancelamento.
Através dessas informações, podemos detectar se há necessidade de alguma correção e com isso, é mais fácil corrigir um erro de preenchimento, por exemplo.
3º Automatização do XML e da NF-e
O XML é útil para confirmar a autenticidade do documento, ou seja, não há como negar a autoria por um determinado indivíduo, estes arquivos devem permanecer armazenados por um prazo de 5 anos, se você deseja evitar sanções e multas, tenha à disposição um software que permite a automatização de XML e a integração com a Sefaz.
4º Ofereça treinamento para a sua equipe
A gestão eficiente de notas e cupons para trazer bons resultados requer treinamento, os profissionais que trabalham em sua empresa devem ter conhecimento do sistema que estão utilizando, pois sabendo utilizar os protocolos de maneira correta, as chances de cometer erros são bem pequenas.
5º Prazos de armazenamento
Os prazos padrão para armazenamento das notas são de pelos menos 5 anos, de acordo com a legislação brasileira empresas de diversos tamanhos e segmentos devem manter guardadas as notas para consultas posteriores.
Cada nota contém XML, antes de contratar um sistema verifique se o sistema tem capacidade para armazenar notas por muito tempo. Nosso sistema, por exemplo, consegue armazenar um bom volume de XML para que seja enviado para a Sefaz quando for necessário.
6º Estabeleça uma rotina para cuidar da gestão de suas notas
Mesmo com o auxílio de um bom sistema saiba que a rotina é fundamental para garantir uma gestão de notas mais produtiva, é necessário, por exemplo, cuidar dos processos que envolvem a emissão das notas para certificar que não existe nenhuma falha.
Cuide também do arquivo das notas, com o objetivo de facilitar o acesso a estas notas posteriormente, quando for encaminhar para o fisco será menos trabalhoso para encontrar, um sistema que permite cuidar da gestão das notas diminui as falhas e as burocracias.
Com a ajuda de um calendário crie um horário dentro dos dias da semana para cuidar de suas notas, assim, quando você precisar delas, as mesmas sempre estarão em dia. Procure respeitar as suas respectivas numerações, não se esqueça que existem vários tipos de notas no Brasil.
7º Integre com demais sistemas e setores
Para que a comunicação seja facilitada, é importante que o sistema permita uma maior integração com setores e outros sistemas necessários para o bom funcionamento de sua empresa, o ato de trocar informações também auxilia no processo de tomada de decisão.
Com as informações acessíveis, os gestores poderão, por exemplo, cortar despesas, fazer possíveis mudanças na organização, elevar o cargo de alguns funcionários de acordo com o desempenho e comportamento, etc.
Para ajudar ainda mais na organização de suas notas, mantenha os dados dos clientes atuais, sempre faça backup de suas notas e faça a digitalização dos documentos. Os estados e municípios apresentam regras específicas para as notas fiscais, se houver necessidade de transitar pelo Brasil, fique atento com relação à legislação local.
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