O controle de estoque, para empresas que comercializam produtos ou que utilizam materiais para prestarem serviços, é um dos principais pontos de atenção do empreendedor.
Saber tudo que entra e sai do estoque, quais produtos são mais vendidos, quais estão “encalhados” e quando é preciso repor determinado produto são só algumas das atividades que podem trazer muitas vantagens para a empresa.
Veja como começar a controlar o estoque da sua empresa em apenas 5 passos.
1. Identificar dos itens em estoque
O primeiro passo é identificar tudo que você possui em estoque. Você pode criar um código único para cada tipo de item, ou utilizar o próprio código de barras que vem com muitos produtos que são revendidos. Por exemplo, se existem no estoque camisas brancas, pretas e amarelas, posso atribuir para elas os códigos 00010, 00020 e 00030, respectivamente. Você deve definir uma regra simples para estabelecer esses códigos.
No exemplo descrito, podemos criar o código 00011 para camisas brancas com detalhes vermelhos, seguindo uma lógica para identificar rapidamente, apenas pelo código, um tipo de camiseta (camisas brancas possuem códigos seguindo a regra 0001X, onde X pode ser um número de 0 a 9 para representar as variações do produto).
2. Categorizar e representar características específicas dos itens em estoque
Cada item no estoque deve ser categorizado. Você pode classificá-lo de acordo com a sua natureza (matéria-prima, produto não acabado ou mercadoria) ou de acordo com o seu tipo (camiseta, calça, calçado).
Você pode também estabelecer classificações de acordo com as especificações de cada produto: tamanho (P, M, G, GG), cor (branco, preto, amarelo), gênero (masculino, feminino, unissex) e outras características.
3. Definir a quantidade mínima de estoque para cada produto
Você deve determinar uma quantidade mínima para cada tipo de produto que existe no estoque. Essa quantidade mínima (também conhecida como ponto de pedido) serve para determinar quando é necessário fazer uma nova compra de um produto específico.
Por exemplo, podem existir 70 camisas brancas no estoque. Quando existirem apenas 10 camisas (estoque mínimo), é necessário comprar mais camisas brancas para repor o estoque.
Para definir a quantidade mínima de um produto, existem alguns pontos que você deve levar em consideração:
- Velocidade de saída deste produto do estoque;
- O preço que é pago ao fornecedor quando você compra o produto em grandes quantidades;
- O tempo que o fornecedor demora para entregar o produto comprado (você pode ficar sem produto para vender se o fornecedor não entregar a tempo o seu pedido);
- E o tempo que você demora para dar entrada no produto no seu estoque e deixá-lo disponível para a venda ou entrega.
4. Definir a quantidade máxima de estoque para cada produto
Da mesma forma que no estoque mínimo, é interessante definir uma quantidade máxima para cada tipo de produto. Isso é importante para que o estoque esteja balanceado de acordo com a demanda do mercado e com os outros produtos que são vendidos pela empresa.
Por exemplo, o estoque máximo de camisas brancas é de 100 peças. Se existem apenas 5 camisas no estoque (abaixo da quantidade mínima – 10 peças), então pode-se fazer um pedido de 95 camisas para o fornecedor (completando o estoque com 100 peças de camisas brancas).
5. Fazer o inventário do seu estoque e aplicar todas as definições
Agora está na hora de colocar a mão-na-massa. Separe todos os itens do seu estoque, identifique, categorize e especifique cada produto. Conte os produto para saber qual é a quantidade de itens que você possui de cada tipo e verifique se estão acima da quantidade mínima e abaixo da quantidade máxima estabelecidas. Para facilitar o seu trabalho, utilize uma planilha ou um software de controle de estoque e mantenha os dados atualizados.